ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS

Indique tres de los posibles errores, que usted considere más importantes a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.

R: Al momento de instalar nuevas tecnologías en una empresa es necesario evitar muchos errores, entre los principales se encuentran:
Las nuevas tecnologías no sustituyen la idea del negocio, los objetivos y metas que se desea alcanzar con la empresa.
Aunque cada día más baratas, accesibles y con mayor capacidad, la instalación de las nuevas tecnologías demanda de una inversión de recursos de los que es necesario disponer al momento de iniciar su instalación.
No es recomendable concebir las nuevas tecnologías e Internet, como una moda o una forma de estar al día. Lo saludable es acompañar la decisión de una evaluación y de un análisis lo mas detallado posible en torno a las facilidades, posibilidades y pasos que es necesario adelantar para lograr una instalación exitosa.

Indique las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PyME.

R: Las ventajas más importantes que facilitan la instalación de las TIT son las siguientes:
· Las empresas pequeñas y medianas carecen de una burocracia excesiva y ello facilita el proceso de toma de decisiones.
· Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de una sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.
· Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.

Indique cuáles son los propósitos de la metodología para implementar las TIT en una empresa.

R: Los propósitos de la metodología para implantar las TIT en una empresa son:
a. Promover el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.
b. Dotar al empresario de criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión. Igualmente, suministrar información y proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e impactos que su uso provocará en la empresa.
c. Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.
d. Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de autodiagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.
e. Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías.

Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.

R: FASE I: se pretende superar barreras, dotando a la empresa de las TIT y es una decisión y un compromiso de la alta dirección y de los dueños de la empresa, independientemente del tamaño que esta tenga, en medio de esta fase es indispensable hacer una estimación de los impactos positivos que su implantación generará a la empresa.
La búsqueda sistemática de información, directamente o a través de terceros, es el paso inicial y una de las primeras tareas que el empresario debe cumplir al momento de instalar las nuevas tecnologías o de avanzar hacia estadios superiores en el uso de las mismas. La decisión, por supuesto, está articulada a la dinámica y realidad del negocio y en consecuencia no puede concebirse como una medida genérica; más bien se trata de confeccionar un traje a la medida de la empresa.
En esta fase se va a recabar detalles de la información, conocimiento, grado de utilización actual y estrategias de desarrollo en la empresa.

FASE II: Se buscan las decisiones, tomando en cuenta cuál es el sentido y alcance de instalar Internet. La decisión de instalar las TIT sobre todo en la primera etapa, debe estar animada por un propósito específico y con metas y objetivos concretos.
La incorporación de Internet en la empresa lleva aparejada una serie de cambios y reacomodos en la organización y de ello debe estar consiente el empresario. Los impactos se hacen sentir en todos los ámbitos y en la preparación del personal.
En esta fase se permite evaluar el grado de conciencia del dueño o gerente de la empresa con relación a la instalación de Internet y nuevas tecnologías.

FASE III: Caracterización de la situación actual de la empresa. La decisión de instalar las TIT conduce, necesariamente, a la caracterización y evaluación de la situación de la empresa. Del nivel en que se encuentra va a depender la estrategia que se adopte. No es lo mismo desplegar la estrategia en una empresa carente de infraestructura tecnológica o “desconectada”, que en una que dispone de infraestructura y que utiliza parcialmente las posibilidades que ofrece Internet de aquellas otras que ya han transitado un cierto trecho en el campo de las TIT.
En esta fase se permite situar a la empresa en un estadio específico. El análisis general se acompaña de interrogantes específicas que permiten al empresario una mayor precisión acerca de la empresa con respecto al uso de las TIT.

FASE IV: Evaluar y preparar a la Organización para la instalación de las TIT. Pretende, en principio, articular la instalación de las nuevas tecnologías e Internet al plan de negocios y los procesos a desarrollar al interior de la empresa (Dinamizadores Internos). Posteriormente a las fases anteriores se realizará un análisis donde deberá concentrarse en aquellas áreas que la empresa ha seleccionado para iniciar el proceso de instalación de las TIT. Para cada área o función se presenta un modelo de referencia que incluye las posibilidades que Internet provee. Además, con el fin de optimizar la decisión, se incorporan también las consecuencias que su uso acarrea a la empresa.

FASE V: Implantación de Internet y Nuevas Tecnologías en la empresa. El propósito de esta fase es facilitar al empresario la confección de una estrategia a la medida de su empresa, luego de que en las otras fases:
• Entendió las facilidades y oportunidades que abre Internet a la empresa y en particular a la pequeña y mediana.
• A través de la metodología y los cuestionarios de apoyo, entendió el estadio de desarrollo en que se encuentra la empresa con respecto al uso de las TIT.
• Evaluó las implicaciones y efectos que su instalación tendrán en la organización.
• Identificó las áreas de interés y las prioridades de la empresa.
• Esbozó, en consecuencia, la estrategia adecuada.

En cada una de las encuestas que se aplicaron a nivel de una empresa particular se realiza un diagnostico que permite conocer en qué nivel o fase se encuentra institución en cuanto a la infraestructura y utilización de las TIT.

· La Encuesta 1, suministra datos claves para la fase 1 la permite cual conocer si la empresa se encuentra superando las barreras y aun no posee información y conexión con la tecnología.
· La Encuesta 2a, permite que los gerentes de una empresa puedan tomar decisiones de si es o no necesario la instalación y empleo de las tit y se enmarca en la fase 2.
· La encuesta 2b, se basa en las características que para el momento de su aplicación posee la empresa en base a la infraestructura tecnológica y fortalece el trabajo de la fase 3.
· La encuesta 3, 4a, 4b, 5a, 5b, 5c, 6a, 6b, 6c permiten identificar a los proveedores, clientes, publicidad y mercado al que se quiere llegar y el talento humano que lo manejara permitiendo que se desarrolle la fase 4 con éxito a través de una efectiva y eficaz evaluación y preparación de la organización para el uso del internet, que favorezca la administración y gestión de la empresa con el buen uso de la información que a su vez les de seguridad.

Indique y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede estar una empresa en cuanto a la Tecnología.

R: Al estudiar la infraestructura y tecnologías de una empresa se puede determinar en qué estadio se encuentra, de la siguiente manera:
· Una empresa PYME se encuentra en el Estadio 1 sin Infraestructura-Desconectado, se encuentra en el NIVEL A que es sin información y desconectada y el NIVEL B que es con información y desconectadas de la Tecnología.
· Aquella empresa que se encuentra en el Estadio 2 y 3 que son con conexiones elementales y conectadas con programas básicos, se relaciona con el NIVEL C de una empresa por disponer de información y estar conectado pero usando programas generales y básicos.
· Las empresas que poseen mayor comercialización y desarrollo se encuentran en el estadio 4 donde están conectadas, aplican software especializado, páginas web y comercio electrónico se ubican en el Nivel D dentro de las TIT por aprovechar al máximo las posibilidades y utiliza programas especializados.